Cuando tenemos la idea en mente, suele pasar que queremos hacer que todo fluya desde un comienzo y terminamos tan agotados que entra la duda de si es mejor retomar el trabajo de empleados o seguir adelante con esa iniciativa propia. Y aunque la respuesta vista desde fuera pareciera obvia, estando dentro del conflicto existencial a veces puede más el miedo.
Si estás emprendiendo, debes tomar en cuenta que la organización debe estar presente en cada una de las actividades que hagas, incluyendo la de tu vida personal, tomando tiempos para descanso, para reabastecer, atender pedidos o devolver mensajes, todo esto hecho en términos realistas.
Establecer horarios para cada tarea, será fundamental para alejar el caos dentro del proyecto, y para ello, contar con herramientas que te permitan sistematizar procesos, será fundamental, pues en una sola jornada podrás planificar y programar tus actividades de mercadeo, revisar precios, comprar para mantener tu stock o hacer la agenda de la semana.
Aunque no era un emprendimiento como tal, en algún momento tuve 5 empleos digitales al mismo tiempo, además de uno presencial y el resto de mis cosas cotidianas: 2 hijos, casa recién comprada y vida personal. Lo traigo como ejemplo para demostrar que la sistematización era la clave para no perder la cordura en medio de tantas cosas.
Como manejaba las redes sociales de 3 empresas, escribía para dos blogs y daba clases virtuales de 6 asignaturas en dos universidades, los lunes eran días de planificación: establecer pautas de publicación, solicitar información necesaria y las artes de las promociones de las empresas, determinar el contenido para los blogs y revisar el contenido programático de cada asignatura.
Con todo ello hacía mi agenda semanal, de manera de garantizar que nada se pasara por alto, dándole prioridades a lo que debía salir en una fecha u hora específica.
Los martes eran los días de programar redes, y hacía el trabajo de toda la semana en media mañana. Dejando establecidas las horas y días en los que debía salir cada publicación, quedando solo pendiente el monitorear que así sucediera, además de atender dudas en caso de ser manifestadas por estos medios. Por las tardes, escribía para uno de los blogs que solo pedía dos publicaciones semanales.
El miércoles era todo universitario. Colocaba las clases, material de apoyo y evaluaciones con fecha límite de entrega. Esto, al ser repetitivo por semestres, era trabajo de hacer solo una vez al año, cambiando solamente las evaluaciones en la siguiente corte de alumnos.
Para el jueves quedaban todas las notas del otro blog, que al ser efemérides y notas de color (genéricas) podía hacerlas en bloque con una investigación previa. Ese día quedaban listas las notas para toda la semana: 7 en total, y daba tiempo para monitorear el resto de las actividades.
Ya para los viernes, quedaban actividades extra o ajustar algo que haya surgido fuera de la agenda, pero en líneas generales, había un sistema que me permitía cumplir con todo y todos en tiempo y forma. Y quizás parezca que por ser todo en digital, realmente cada proceso se llevaba su tiempo, casi igual que si se tratara de algo más físico.
En la medida en que organicemos los procesos en bloque, podremos optimizar nuestros tiempos y hacernos más productivos, sin necesidad de sacrificar otras actividades personales como la familia, los descansos y la recreación o relajación, pues en el equilibrio de cada una de estas funciones es que lograremos prosperar equitativamente.
When we have an idea in mind, it often happens that we want everything to flow smoothly from the very beginning, and we end up so exhausted that we start to wonder whether it’s better to go back to working as an employee or to keep moving forward with our own venture. And although the answer might seem obvious from the outside, when you’re in the midst of that existential conflict, fear sometimes gets the better of you.
If you’re starting a business, keep in mind that organization must be a part of everything you do—including your personal life—by setting aside time to rest, recharge, handle orders, or reply to messages, all within realistic timeframes.
Setting schedules for each task will be essential to keep chaos at bay within the project, and to do so, having tools that allow you to systematize processes will be crucial—since in a single day you’ll be able to plan and schedule your marketing activities, review prices, make purchases to maintain your inventory, or set your weekly agenda.
Although it wasn’t a business venture per se, at one point I had five remote jobs at the same time, in addition to one in-person job and the rest of my daily responsibilities: two children, a newly purchased home, and my personal life. I mention this as an example to show that systematization was the key to not losing my mind in the midst of so many things.
Since I managed social media for three companies, wrote for two blogs, and taught online classes for six courses at two universities, Mondays were for planning: setting posting schedules, requesting necessary information and promotional materials from the companies, determining content for the blogs, and reviewing the syllabus for each course.
With all of this, I created my weekly schedule to ensure nothing was overlooked, prioritizing tasks that had to be completed by a specific date or time.
Tuesdays were for scheduling social media posts, and I would complete the entire week’s work by mid-morning. Once the times and days for each post were set, all that remained was to monitor that they went live as planned, as well as address any questions raised through these channels. In the afternoons, I wrote for one of the blogs, which only required two posts per week.
Wednesdays were all about college. I organized classes, course materials, and assignments with submission deadlines. Since this was repetitive from semester to semester, it was a task I only had to do once a year, changing only the assignments for the next cohort of students.
By Thursday, I had all the posts for the other blog ready; since they were about historical events and general interest topics, I could write them in batches after doing some preliminary research. By that day, the posts for the entire week were ready—seven in total—and I had time to monitor the rest of the activities.
By Friday, there were just a few extra activities left or things that had come up outside the schedule to adjust, but generally speaking, I had a system that allowed me to get everything and everyone taken care of in a timely and proper manner. And it might seem that, because everything was digital, each process actually took its time—almost as if it were something more physical.
To the extent that we organize our processes in blocks, we can optimize our time and become more productive without having to sacrifice other personal activities such as family time, breaks, recreation, or relaxation—because it is by balancing each of these aspects that we’ll be able to thrive equally.
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